Le Winchaos : l'inévitable désorganisation de l'environnement informatique

Avec la généralisation des PCs - Personnal Computer - équipés de systèmes d'exploitation graphiques (souris et icônes) l'utilisateur est devenu tout à fait autonome à l'inverse de la situation qui prévalait avec les systèmes informatiques précédents (en mode caractères et avec des terminaux passifs). Cette (trop) grande liberté d'utilisation a généré deux types de comportement :

1) Ceux qui ne veulent ou ne peuvent pas s'adapter (80% des utilisateurs potentiels) à ce nouvel environnement, à sa sémantique complexe et à son mode de classement à tiroirs gigognes sont marginalisés (situation identifiée sous le nom de " fracture digitale "*).
Que ce soit dans l'entreprise comme en tant que consommateur via Internet cette première catégorie est étrangère aux possibilités qu'apporte aujourd'hui la mise en réseau des informations, elle n'alimente pas et ne bénéficie pas au groupe de travail. C'est aussi ce public, absent d'Internet qui fait aujourd'hui défaut à l'e-commerce.

2) Ceux qui savent se débrouiller (les 20% restants qui ne sont pas tous des informaticiens chevronnés) avec l'environnement graphique, ont mis tant bien que mal en place leur organisation personnelle dont ils conservent fièrement et souvent jalousement le savoir faire et les clés. Ces acteurs sont les principaux pourvoyeurs de la désorganisation chronique (situation que nous définissons comme Winchaos ).

Ce chacun pour soi généralisé bloque le réseau pour tous en causant parmi d'autres effets :
- la rétention des informations - chacun se construisant sa meilleure arborescence dans sa machine , génère l'incapacité à suivre de manière pertinente les données - où est le bon fichier à jour ? et l'engorgement d'informations redondantes - qui ne souffre pas de l'invasion des copies conformes d'e-mails ? - .
- la juxtaposition d'applications métiers qui manipulent les mêmes informations ne permettant pas de retrouver l'information pertinente au moment opportun, au point que l'une des branches les plus actives et lucratives des systèmes d'information s'occupe de les déterrer - cette technique s'appelle Data Mining -. …/…

Le Winchaos, un problème concret

L'éparpillement des données, les conflits d'informations, l'incapacité à maîtriser un tel environnement soumis au WINCHAOS se traduit quotidiennement dans les exemples suivants :
- des recherches fastidieuses dans le PC d'un(e) assistant(e) absent(e)

pour retrouver un document urgent, qui en général se termine par un coup de fil au secours et/ou la récupération d'un hypothétique double papier.
- l'impossibilité de renseigner un client, un fournisseur, ou de suivre une affaire traitée par un collaborateur actuellement absent, ou ayant quitté la société,
- une codification aberrante et un classement anarchique des documents électroniques (fichiers) où personne ne s'y retrouve,
- une présentation graphique approximative des documents de l'entreprise,
- le parcours sportif de l'organisation d'une réunion par défaut de synchronisation de l'agenda.

Force est de constater que seules les grosses entreprises tentent de contrôler le Winchaos à l'aide de lourds outils de travail collaboratif (Groupware) et de contrôles rigoureux des procédures (workflow), administrés par des services informatiques coûteux . Les autres entreprises ne peuvent que conserver les bonnes vieilles recettes d'organisation (petit cahier noir pour référencer les documents, enveloppes à trous à signer pour les courriers tournants, invasion des post-it multicolores, double papier systématique de tous les documents, réunionnite aiguë pour tenir les intervenants informés de l'évolution des dossiers etc…) donnant souvent un résultat médiocre et toujours une importante perte de temps.

Forte de cette analyse, Online & Groupware a créé SuperWiz un nouveau système d'information accessible très facilement à tous, y compris les plus novices. Même le patron s'en sert !. Superwiz maîtrise le Winchaos en automatisant les procédures et en centralisant le suivi des informations de l'entreprise dans une seule base de données accessible en réseau local et/ou distant par tous les membres du groupe de travail.

- Navigation dans les machines et dans l'Internet
- Automatisation Bureautique - Préservation de la Charte graphique
- Classement, gestion et récupération automatique de tous documents, textes, tableaux e-mail (Zéro papier)
- Suivi des agendas, des projets et des tâches just in time : Gestion de procédures
- Suivi des tiers : Relation Client, Gestion des achats et de la sous-traitance
- Messagerie et suivi des appels téléphoniques.


* le Premier Ministre Lionel Jospin a en 1997 baptisé "fracture digitale" l'écart qui existe entre ceux qui ont accès aux nouvelles technologies et ceux qui ne l'ont pas.. source Les cadres secoués par Internet par Christine Kerdellant et Eric Meyer in Newbiz 07/2000